Public Relations (PR).

Info van KNZV-MN

De meeste (mannen)koren hebben een PR commissie. De PR commissie is volgens ons één van de belangrijkste commissies in een koor.

Wij hopen u hierna duidelijk te kunnen maken waarom een PR commissie zo belangrijk is. Maar laten we eerst even kijken wat de doelstellingen van een mannenkoor zijn om, vervolgens na te gaan welke rol Public Relations daarin speelt.

Doelstellingen

Een mannenkoor biedt mannen de gelegenheid om in een plezierige en ontspannen sfeer samen te zingen. Dit gebeurt meestal door wekelijks samen te komen en liederen in te studeren, die de leden graag zingen, om deze liederen vervolgens gemotiveerd en met plezier te laten horen op concerten, bij optredens en andere gelegenheden, in de hoop het publiek cq de toehoorders hiermee te boeien.

Deze doelstellingen zijn te bereiken, indien in het koor een goede en gemotiveerde sfeer heerst. Public Relations begint namelijk thuis. Immers je kunt pas waardering van buiten verwachten als intern alles goed is geregeld.

Interne PR

Om intern een goede en gemotiveerde sfeer te kweken is het nodig dat zoveel mogelijk leden bij het beleid van het koor worden betroken door een goede inspraakprocedure.

De leden van de PR dienen in de wandelgangen goed te luisteren naar de leden, om zich te kunnen inleven in hun wensen (antennefunctie),om vervolgens in samenwerking met het bestuur en commissies zoveel mogelijk rekening te houden met hetgeen onder de leden leeft. Hierbij dient ook of misschien vooral opbouwende kritiek op de juiste waarde te worden geschat.

Transparant

Door een goede transparante besluitvorming waarbij dus zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de wensen van de leden ontstaat er een breed draagvlak onder de leden. Dit heeft tot voordeel dat deze democratisch genomen besluiten, waarin de leden zich dus herkennen, gemakkelijk uitvoerbaar zijn. Het is echter niet altijd mogelijk om tegemoet te komen aan de wensen van alle leden. Maar dan dient het bestuur met steun en hulp van de PR commissie aan de ‘tegenstanders’ duidelijk te maken waarom men aldus heeft besloten. Dit om zoveel mogelijk transparantie te bevorderen en begrip te kweken.

Externe PR

Het koor dient bij mensen en organisaties waarvan het koor mede afhankelijk is (de zogenaamde publieksgroepen) een goede band te onderhouden, om wederzijdse waardering te verkrijgen en in stand te houden.

Deze mensen en organisaties zijn o.a.:

• De mensen die regelmatig hun concerten, optredens en/of uitvoeringen bezoeken. Het belangrijkste    concert is voor veel koren vaak het jaarlijks terugkerend kerstconcert op een vaste locatie.

   De datum en plaats van dit traditionele kerstconcert dient ons inziens te worden gehandhaafd (Never   change a winning team).

• Sponsoren, donateurs en adverteerders. Met deze mensen en organisaties dient een permanente   communicatie te worden onderhouden, o.a. om hen op de hoogte te houden van het koorgebeuren, dit om   waardering te kweken. Het toezenden van het huisorgaan (bv. Clubblad) kan hieraan een bijdrage   leveren.
• De Pers. Een medialijst is hier aan te bevelen. Het koor kan door persberichten de lezers op de hoogte   houden van zowel nog te houden als reeds gehouden concerten en optredens. Ook andere gebeurtenissen,     die belangrijk zijn voor de goede naam kunnen door persberichten en interviews openbaar worden gemaakt.

   Een persbericht moet zodanig zijn geschreven dat het de aandacht trekt en de lezer nieuwsgierig maakt.

• Men zou kunnen overwegen tegen vergoeding, bedrijven optredens aan te bieden bij   daartoe in aanmerking komende feestelijke gelegenheden van zo’n bedrijf bv. Jubilea, opening van het     bedrijf etc.

• Plaatselijke overheid. Een goede relatie met de plaatselijke overheid is belangrijk o.a. in verband met     vergunningen en subsidies.

Uiteraard is deze opsomming van de zgn. externe publieksgroepen beperkt.

Verschil tussen Public Relations en Reclame

Volgens ons is het grootste verschil tussen PR en reclame:

–                     PR berust op waarheid.

–                     Reclame is vaak misleidend.

Be good and tell it.

De belangrijkste PR-instrumenten zijn de leden.

Op de eerste plaats dienen zij mee te werken aan een goede plezierige sfeer in het koor. Hierdoor voorkomt men dat de leden uit onvrede hun lidmaatschap opzeggen.

Ten tweede: Naar buiten toe behoort ieder lid bij voorkomende gelegenheden, in alle contacten in zijn dagelijkse omgeving, zich positief uit te laten over het koor.

Zij dienen de sfeer en de vreugde uit te stralen die zij zelf bij hun koor beleven en ervaren. Zij behoren oren en ogen open te hebben, om te zien en te horen welke mannen in aanmerking zouden kunnen komen voor hun koor. Zij dienen vervolgens deze mannen uit te nodigen vrijblijvend een repetitie te bezoeken of de potentiële zanger(s) te melden bij de wervingscommissie van het koor.

Het bestuur van KNZV-MN bedankt Dhr. Henk Uffing voor deze uiteenzetting.

Febr. 2018