Flevoland
Utrecht
Gelderland
Mannenkoorzang in optima forma

KNZV-Vereniging Midden Nederland

AANGESLOTEN BIJ HET KONINKLIJK NEDERLANDS ZANGERSVERBOND

Passend Besturen

Logo Nieuwspagina

Een hedendaags probleem wat door verschillende verenigingen is aangepakt.

Dit onderwerp staat summier vermeld in de ZING magazine En wie zich verder wil verdiepen in de details, staat onderaan de URL voor een Pdf bestand.

Hierbij een samenvatting en uiteenzetting over passend besturen:

In de sectoren sport, cultuur en scouting worden activiteiten vormgegeven door besturen die door vrijwilligers worden geleid. Deze vrijwilligers in het bestuur beleven plezier aan het leiden van een organisatie en hebben een belang bij het goed functioneren van de vereniging. Door maatschappelijke ontwikkelingen (individualisering, vergrijzing en technologisering) is het echter steeds moeilijker om geschikte mensen te vinden die zich als bestuurder voor verenigingen willen inzetten. Zij weten minder tijd te vinden in hun drukke agenda’s, of ze zien op tegen de dagelijkse beslommeringen en verantwoordelijkheden die het besturen van een vereniging met zich meebrengt.

Verenigingen hebben manieren gevonden om het uitvoerende vrijwilligerswerk flexibel te maken, zodat vrijwilligers minder tijd in de taken hoeven te steken. Bestuursfuncties in verenigingen zijn echter vaak nog erg traditioneel georganiseerd, zeker vanuit het perspectief van vrijwilligerswerk. Dat vraagt veel tijd en energie van bestuursleden. Vanuit de sectoren sport, cultuur en scouting kwam daarom de vraag naar boven of er verenigingsbestuurders zijn die een oplossing hebben gevonden op de vraag hoe besturen passend gemaakt kan worden voor de huidige tijd. In dit rapport leest u de ervaringen van vijftien verenigingsbesturen die nieuwe manieren hebben gevonden om het bestuurswerk vorm te geven. Uit de analyse van deze bestuurservaringen werden twee perspectieven op besturen zichtbaar die soms gelijktijdig, dan weer afzonderlijk, houvast gaven aan de uitvoering van het bestuurswerk. Soms ligt de focus op delen en verbinden, dan juist weer op lean & mean.

In het besturen op de lean & mean-wijze legt het bestuur nadruk op de kernactiviteiten van de verenigingen, met een focus op kwaliteit van dienstverlening en een standaardisering van processen. De gedachte achter dit perspectief is dat de activiteiten van de vereniging zo effectief en goed mogelijk in de beschikbare tijd georganiseerd moeten worden, met relatief weinig tijdsinspanning van de bestuurders. Het delen en verbinden gaat juist uit van de gedachte dat besturen een gedeelde verantwoordelijkheid van alle leden is en dat gezamenlijk besturen leidt tot gemeenschapsvorming in een vereniging. Bestuurders maken duidelijk dat de opgave om te besturen niet iets is wat zij alleen kunnen, maar dat zij hier alle leden bij nodig hebben.

De keuze voor delen en verbinden of lean & mean wordt sterk ingegeven door de omgeving van de vereniging: is deze stabiel, dan ligt een keuze voor lean & mean voor de hand, terwijl besturen in een sterk dynamische omgeving, waaronder ook veranderingen in de vereniging en bij leden, juist kiezen voor delen en verbinden. Hierbij moet worden aangetekend dat bestuurders nooit volledig voor het ene dan wel het andere perspectief (kunnen) kiezen. Besturen kiezen vaker in een bepaalde situatie voor één van de twee perspectieven, waardoor in besturen ook veel mengvormen tussen de twee te zien zijn. Veel besturen willen een accent verleggen: juist wat strakker organiseren of juist de betrokkenheid van veel mensen uitdagen om een verandering door te voeren.

DELEN EN VERBINDEN

Wie aan de slag gaat met Delen en Verbinden moet rekening houden met twee belangrijke voorwaarden.

  1. Je gaat het gesprek voeren over de klus of vraag waarvoor je anderen wilt interesseren. Het moet de betrokkenen duidelijk zijn wat het bestuur van hen verwacht, welke ruimte zij daarbij krijgen om dit qua inhoud en financiële middelen vorm te geven. Wat er wordt verwacht en hoe het bestuur daarin wordt geïnformeerd.
  2. Dat in de vereniging het wordt gewaardeerd dat leden naar vermogen en interesse bijdragen. Het bestuur wil daarvoor het vertrouwen geven aan een groep betrokkenen. Dit lijkt simpel, maar dat is het zeker niet. De reflex van veel bestuurders om beslissingen binnen de club te controleren of in de bestuurskamer de besluitvorming nog eens over te doen, is een bekend fenomeen. Formeel zijn zij ook verantwoordelijk, het is belangrijk afspraken te maken over hoe de vorderingen worden gevolgd en wat bestuur en leden van elkaar verwachten. Wat zij van elkaar nodig hebben om hun opdracht en rol in te vullen.

Voor bestuurders is het een behoorlijke drempel om verantwoordelijkheden daadwerkelijk te delen. Ook wanneer in een vereniging moeilijke situaties ontstaan, moet 

dit bij de leden worden teruggelegd.

LEAN & MEAN

Het Lean & Mean besturen betekent dat de vereniging zich beperkt tot het organiserenvan de core business. Dit door zoveel mogelijk te standaardiseren en dit door de inzet van mensen op taken zo efficiënt en professioneel mogelijk te organiseren. Als een geoliede machine. In veel gevallen wordt goed gebruikgemaakt van geprotocolleerde takenen handelingen. Hiermee wordt tijd gewonnen, zonder aan kwaliteit van hetaanbod te verliezen. Bestuurders focussen zich op het optimaliseren van dit proces met als doel een aanbod met een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding voor de leden. Eendergelijke aanpak vraagt een stabiele en vrij constante vraag. De bestuurders moeten de vraag en de omvang ervan kennen, en de mogelijkheden met de accommodatie en de begeleiding daarin tot welke omvang, voorzien. De focus ligt op een continu aansluiten van aanbod en systemen op de vraag. Het is de kunst goed met elkaar te spreken over de situatie en wat de situatie nodig heeft. In het gesprek over wat er volgens de bestuursleden aan de hand is en waar het naar toe moet, hoe dit leeft bij de leden en welke betrokkenheid helpt voor een goede oplossing, zijn dit de gespreksonderwerpen. Het is belangrijk om boven tafel te krijgen hoe bestuursleden van mening of ervaring verschillen. Op basis van het idee dat in het bestuur ontstaat over de situatie wordt gekozen voor de stijl die de meeste kans op succes geeft.

Lees ook Passend besturen op deze website