Koorbezoek Reglement

Richtlijn “Het bezoeken van koren”

Om het bezoeken van koren door bestuursleden efficiënter te regelen is door het bestuur de volgende richtlijn opgesteld.

Met een aantal aspecten wordt hierbij rekening gehouden.

a. De kosten.

b. De inzet en beschikbaarheid van gewestelijke bestuursleden.

c. Het aantal bezoeken per koor.

A. DE RICHTLIJN 

Koorbezoeken kunnen een tweeledig karakter hebben:

1. JUBILEUM- EN CONCERTBEZOEKEN

a. Jubilea van één of meer koorleden;

b. Jubileum van het koor;

c. Concert;

2. OVERIGE BEZOEKEN

a. Contactbezoek;

b. Bestuurlijke ondersteuning;

c. Gesprek met her koorbestuur.

1. JUBILEUM- EN CONCERTBEZOEKEN 

Uitreiking kan op twee manieren gebeuren:

a. Het koor zorgt zelf voor uitreiking.

Hierbij dient het koor er rekening mee te houden, dat een bestuurslid slechts één maal per jaar het koor bezoekt voor een uitreiking, bijvoorbeeld tijdens een feestavond, een concert, een nieuwjaarsreceptie e.d., waarbij dan alle jubilarissen van de afgelopen periode tegelijk worden gehuldigd. 

Jubileum van het koor.

Een koor dat een jubileum viert bij gelegenheid van een 25, 50, 75, 100 jarig of langer bestaan (in een veelvoud van 25) wordt bezocht door een bestuurslid van Midden Nederland (bijvoorbeeld tijdens een jubileumconcert of een receptie), indien het koor het bestuurslid van Midden Nederland hiertoe uitnodigt.

Bij een 50, 75, 100 of langer (kroonjaar) bestaan van een koor wordt het koor namens het Algemeen Bestuur van het KNZV een waardebon aangeboden,waarvan de waarde in €’s gelijk is aan het aantal jaren, dat men lid is, te besteden bij de Muziekuitgeverij KONEZA. (Volgens Reglement Onderscheidingen van het KNZV). 

Concert.

In principe wordt een koor in het kader van jubilea (de punten 1a en 1b) één of twee maal per jaar bezocht. Vinden er in het kader van jubilea geen bezoeken plaats, dan is het bijwonen van een concert op uitnodiging van het koor een verdere gelegenheid om een koor officieel te bezoeken.

Indien een concertbezoek volgens bovenstaande regels aan de orde is, dan bezoekt een bestuurslid van Midden Nederland in dat jaar officieel één concert van dat koor. 

Extra koorbezoeken.

Indien een koor in één jaar meer bezoeken van bestuursleden wenst dan genoemd in de punten 1 a-b-c, dan komen de reis- en verblijfkosten van deze extra bezoeken voor rekening van het organiserende koor.

Deze extra koorbezoeken worden alleen gehonoreerd als er bestuursleden beschikbaar zijn. 

Contactbezoek.

Indien een koor in een bepaald jaar niet wordt bezocht i.v.m. een jubileum (punten 1a en 1b) of een concert (punt 1c), dan neemt een bestuurslid van Midden Nederland contact op met dat koor, om een afspraak te maken voor een “contactbezoek”.

Zo’n contactbezoek kan plaatsvinden tijdens bijvoorbeeld een concert, een repetitie, e.d. 

Bestuurlijke ondersteuning.

Indien een koor verzoekt om bestuurlijke ondersteuning, bijvoorbeeld bij problemen of een verzoek om advies, dan zal het bestuur van Midden Nederland in principe daaraan altijd voldoen. 

                
Gesprek met het koorbestuur.

Naast de jubileum-, concert-(1 a-b-c) en contactbezoeken (2a) streeft het bestuur van Midden Nederland ernaar, om in een periode van twee jaar alle koorbesturen één maal te hebben bezocht bij voorkeur tijdens een bestuursvergadering. Deze bezoeken zullen bij voorkeur worden uitgevoerd door twee bestuursleden.

In een gesprek van bijvoorbeeld één uur kunnen er dan wensen, opmerkingen en informatie worden uitgewisseld in het kader van “hoor en wederhoor”.

Een gesprek met het koorbestuur kan eventueel worden gecombineerd met een contactbezoek  zoals bedoeld onder 2a.

B. DE UITVOERING 

1. RESUME

Samenvattend kan gesteld worden dat:

1. Koren alleen bezocht worden op verzoek (m.u.v. punt 2a Contactbezoek en 2c Gesprek met het koorbestuur).

2. Een koor ééns per jaar bezocht wordt, mede om de binding tussen het koor en het bestuur te handhaven.

3. Indien een koor vaker dan ééns per jaar bezoek wenst, dan kan dit alleen (m.u.v. punt 1b Jubileum van koor);

    a. Indien een bestuurslid beschikbaar is;

    b. Het koor de reis- en verblijfkostenkosten betaalt.

4. In gevallen genoemd in bovenstaand punt 3, alsmede in bijzondere gevallen beslist het bestuur na overleg met het koor. 

2. WIE BEZOEKT WELK KOOR?

Het bestuur van Midden Nederland maakt een overzicht waarin staat welk bestuurslid i.v.m. de bezoeken aan welk koor gekoppeld is. 

3. JAARBRIEF KOORBEZOEKEN

Om te bereiken, dat bestuursleden van Midden Nederland de bezoeken tijdig in hun agenda kunnen plannen, ontvangen de koren in november van elk jaar van het bestuur een brief. In deze brief wordt gevraagd in het bijgevoegde formulier op te geven welke jubilea er in het komend jaar zullen plaatsvinden en of hiervoor het bezoek van een gewestelijk bestuurslid op prijs wordt gesteld. Als er nog geen definitieve data bekend zijn, dan deze uiterlijk drie maanden vóór het af te leggen bezoek op geven.

Het formulier dient uiterlijk 15 december terug te zijn bij de secretaris van Midden Nederland.

Tegelijk met deze brief kan ook worden opgegeven welke oorkonden en insignes er door de secretaris van het gewest verstrekt moeten worden.

Dit alles uiteraard in het kader van bovenstaande regeling. 

De gewestelijke bestuurder die een koor bezocht heeft, maakt daarvan een klein verslag. Dit stuurt hij naar de secretaris van Midden Nederland. De secretaris stuurt een exemplaar van het verslag naar het betreffende koor. In de Nieuwsbrief van Midden Nederland maakt de secretaris regelmatig vermelding van de afgelegde koorbezoeken. Hij houdt tevens bij welke koren zijn bezocht. 

21 oktober 2004